LÀM SAO ĐỂ CÓ MỘT HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG

Tổ chức hội nghị khách hàng là cách tốt nhất để doanh nghiệp gửi lời tri ân đến khách hàng cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có khả năng tổ chức được một chương trình hoàn hảo.

View Entertainment xin chia sẻ những kinh nghiệm tích lũy được sau quá trình làm nghề giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công, suôn sẻ.

1. Mục đích tổ chức

Có thể coi mục đích tổ chức là kim chỉ nam để bạn xây dựng kịch bản chương trình cũng như đo lường được hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc.

Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng thường xoay quanh những nội dung chính như sau:

Bày tỏ lòng cảm ơn, tri ân đến khách hàng, đối tác
Giữ chân khách hàng khi họ muốn chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh
Thu hút, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp
Truyền thông, quảng bá sản phẩm, thương hiệu
Hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới thông qua việc ghi nhận ý kiến trực tiếp từ khách hàng…

2. Thời gian tổ chức

Những ngày cuối tuần là thời gian tổ chức hội nghị khách hàng thuận lợi nhất. Đây là lúc mọi người thảnh thơi và có thể dành nhiều thời giờ hơn cho các sự kiện. Khung giờ thích hợp nhất để tổ chức chương trình là bắt đầu từ 15 giờ chiều.

3. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng nên là một khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo… được nhiều người biết đến, dễ tìm kiếm và có giao thông thuận tiện. Cần đảm bảo địa điểm tổ chức phải có khả năng chứa được đủ số lượng người tham dự.

Dù được diễn ra ở đâu thì địa điểm tổ chức đều phải có những thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đầy đủ, hiện đại nhằm gây ấn tượng và truyền đạt một cách tốt nhất thông điệp của buổi hội nghị mà doanh nghiệp muốn khách hàng tiếp nhận.

4. Kịch bản chương trình

Để xây dựng được kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng, trước tiên cần xác định được nội dung tổng thể bạn muốn có trong sự kiện. Chẳng hạn như:

Quy mô hội nghị khách hàng? Khách mời tham dự bao gồm những ai?
Bạn mong muốn hội nghị khách hàng được tổ chức theo hình thức đơn giản hay có những điểm riêng biệt, sáng tạo, độc đáo?
Những nội dung buộc phải có trong chương trình là gì?
Kinh phí dự trù tổ chức tri ân khách hàng là bao nhiêu?

Sau khi xác định được rõ mong muốn, yêu cầu đưa ra, bạn có thể bắt tay vào xây dựng một kịch bản hội nghị khách hàng sơ bộ. Trong đó, nội dung của kịch bản cần thể hiện được các điểm chính, điểm nổi bật, diễn tiến theo trình tự trước sau của các hoạt động trong chương trình.

5. Phân công và điều phối công việc

Một trong những bước quan trọng của quy trình tổ chức hội nghị khách hàng đó là việc phân công và điều phối công việc, bao gồm các phần:

– Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

Phân công công việc, trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng người
Lập kế hoạch checklist tiến độ để thường xuyên kiểm tra, giám sát
Thực hiện xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị

– Chia nhân sự thành các nhóm phụ trách từng công việc riêng

Nhóm 1: Phụ trách việc đối ngoại bao gồm in giấy mời, gửi thư mời đến khách
Nhóm 2: Phụ trách việc hậu cần, bao gồm setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông…
Nhóm 3: Phụ trách tiếp đón khách (lễ tân), bao gồm đón khách, đưa khách vào hội trường, tiếp đãi khách.

6. Gửi thư mời

Trước khi gửi thư mời khách, bạn cần thống kê chính xác số lượng người tham dự để in giấy mời. Sau đó, nhóm đối ngoại sẽ có trách nhiệm in giấy mời, gửi thư mời cho khách. Thư mời cần có nội dung mạch lạc, rõ ràng, có thể in thêm bản đồ địa điểm tổ chức để khách dễ dàng tìm kiếm.

Lưu ý là thư mời cần được gửi đi trước khi sự kiện diễn ra 7 ngày. Khi gửi thư mời, bộ phận đối ngoại cần nói rõ cho khách hàng biết về lợi ích khi đến sự kiện và mời người thân của khách hàng cùng tham gia.

7. Chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

– Setup không gian tổ chức: Không gian tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cần được setup và trang trí như sau:

Vị trí của cửa ra vào ở đâu?
Khẩu hiệu chào mừng cần được treo ngay tại nơi đón tiếp
Đặt bảng chỉ dẫn cụ thể nếu chương trình có quy mô lớn
Trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp, góp phần tăng cơ hội giao thương
Treo banner, backdrop thể hiện nội dung chính của chương trình tri ân khách hàng lên sân khấu
Treo logo và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp
Kiểm tra và setup các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

– Chuẩn bị các hạng mục khác

Tài liệu (nếu có)
Băng, đĩa ghi hình giới thiệu, quảng cáo về sản phẩm, doanh nghiệp
Danh sách khách tham dự để checkin
Quà tặng cho khách mời
Máy ảnh, máy quay phim và các đồ dùng cần thiết dự phòng mất điện, hỏa hoạn…
Nhân sự sự kiện: Lễ tân tiếp đón khách, MC dẫn chương trình, nhóm múa, ca sĩ biểu diễn…

8. Tiến hành tổ chức

Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:

Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. Nếu khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống để tránh không gian hội trường bị trống và rời rạc.
Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.
Tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí để chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của nhiều người
Chương trình văn nghệ: Các tiết mục ca múa nhạc xuyên suốt chương trình bao gồm tiết mục mở màn, tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc sang gameshow, và tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.
Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của bữa tiệc tri ân khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.

9. Kết thúc chương trình

Sau khi chương trình kết thúc, lễ tân tặng quà và tiễn khách ra về.

View Entertainment là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đã và đang tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường.

Với khả năng thiết kế chương trình chuyên nghiệp, bố trì từng khâu, từng phần chặt chẽ, View Entertainment tự tin sẽ làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng, góp phần đồng hành cùng doanh nghiệp tạo dựng những giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để chúng tôi được tư vấn riêng cho bạn.

HÂN HẠNH ĐƯỢC HỢP TÁC

VIEW ENTERTAINMENT ĐỒNG HÀNH CÙNG THƯƠNG HIỆU

HOTLINE: 0942524488